Để nắm được hạch toán chi phí thuê chính xác nhất, doanh nghiệp cần xác định được mục đích thuê và hình thức thanh toán. Do vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ pháp lý như sau:
- Thuê nhà dùng cho mục đích văn phòng của doanh nghiệp: hóa đơn, hợp đồng và các chứng từ thanh toán kèm theo.
(Giá trị thuê từ 20.000.000 đồng trở lên bắt buộc không được thanh toán bằng tiền mặt) - Thuê nhà dùng cho mục đích cá nhân:
- Cá nhân tự nộp thuế
– Hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán
2. Bên thuê nộp thuế thay chủ nhà
-Hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán
-Chứng từ kê khai và nộp thuế thay.
+ Định khoản chi tiết chi phí:
- Hạch toán chi phí thuê khi thanh toán trước
Nợ TK 331
Có TK 111,112
2. Hạch toán chi phí thuê hàng tháng
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 331, 111, 112
3. Hạch toán chi phí thuê nếu trả tiền sau
-Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 335
–Khi thanh toán:
Nợ TK 335
Có TK 111, 112
Có TK 331 (khi nhận được hóa đơn)
4. Thanh toán chi phí thuê trước nhiều kỳ
–Khi thanh toán trả trước hạch toán:
Nợ TK 242
Có TK 133
Có TK 331, 111, 112
–Định kỳ phân bổ chi phí trả trước vào tài khoản:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 242
Cách đưa chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý
Để đưa khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện mà Pháp luật đã quy định, theo đó:
- Nếu thuê nhà của Doanh nghiệp: phải cung cấp đầy đủ Hóa đơn, Chứng từ thanh toán (chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi > 20.000.000 VND), Hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thanh toán, điều khoản điều kiện khác….
- Nếu thuê nhà của Cá nhân:
Khoản 2 (2.5) điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:
Theo Công văn 2994/TCT-TNCN ngày 24/7/2015 của Tổng cục thuế cho biết:
Như vậy, để đưa chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý thì kế toán cần có những chứng từ sau:
Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà là người đi nộp thuế thì cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhà
Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì doanh nghiệp cần có các giấy tờ như trên cộng thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Ngoài ra, số tiền thuế GTGT, TNCN doanh nghiệp nộp thay sẽ được đưa vào chi phí hợp lý nếu giá thuê trên hợp đồng chưa tính thuế GTGT, TNCN.
Trường hợp chi phí thuê nhà của Cá nhân trên 20 triệu đồng, cần lưu ý như sau: Nếu doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân tức là không có hóa đơn. Khi đó việc chuyển khoản là không bắt buộc nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.
Hãy liên hệ ngay để Tư vấn thuế 24h làm người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế tổn thất rủi ro.
