1. Kiểm kê tài sản
Theo điều 40 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 có đưa ra các quy định về kiểm kê tài sản như sau:
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm.
(Tham khảo chi tiết thêm các trường hợp bắt buộc phải kiểm kê tài sản sản tại điều 40 của Luật kế toán số 88/2015/QH13).
Sau khi kiểm kê tài sản, kế toán phải thực hiện lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Đối với trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế với số liệu ghi trên sổ sách kế toán, kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập báo cáo và ký duyệt báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu toàn bộ trách nhiệm về kết quả số liệu kiểm kê.
Căn cứ cụ thể vào các tài sản hiện hữu của doanh nghiệp để thực hiện kiểm kê các tài sản bao gồm:
+ Tiền mặt, vàng bạc, đá quý, …
+ Hàng tồn kho
+ Công cụ dụng cụ
+ Tài sản cố định hữu hình
+ Các tài sản khác (nếu có)
Quy trình kiểm kê tài sản
Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan cần xây dựng một bộ quy trình kiểm kê tài sản, tùy theo loại hình và tình hình thực tế của doanh nghiệp sẽ có hình thức khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước kiểm kê tài sản sau đây:
Bước 1: Công bố Quyết định kiểm kê tài sản cuối năm được phê duyệt bởi ban lãnh đạo
Bước 2: Tổ chức thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp
Bước 3: Hội đồng kiểm kê tài sản ban hành và công bố Kế hoạch kiểm kê chi tiết
Bước 3: Thực hiện quy trình kiểm kê tài sản
Bước 4: Tập hợp số liệu và lập Biên bản kiểm kê tài sản
Bước 5: Hội đồng kiểm kê họp đánh giá sau kiểm kê
Hội đồng kiểm kê tài sản đưa ra nhận xét, đánh giá chung về tình hình sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp, cần tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục khi xảy ra sự chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và sổ sách kế toán
Bước 6: Hội đồng kiểm kê đưa ra đề xuất các giải pháp, kiến nghị (nếu có)
Bước 7: Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản (Báo cáo với doanh nghiệp về kết quả kiểm kê và gửi báo cáo kết quả chỉ đạo của doanh nghiệp tới các bộ phận có liên quan)
Doanh nghiệp cần thực hiện những công tác kiểm kê từ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho,.. đến tiền mặt, tiền gửi,… và phải thực hiện một cách cẩn thận.
2. Xác nhận công nợ
Thực hiện gửi Thư xác nhận công nợ hoặc Biên bản đối chiếu công nợ với số dư được trình bày trên báo cáo tài chính tại thời điểm cuối năm, để đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp với các khoản công nợ.
- Các khoản công nợ nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên nội bộ
Kế toán cần đối chiếu biên bản xác nhận công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, đối tác và các đối tượng khác để đảm bảo số liệu kế toán ghi nhận là đầy đủ và chính xác. Việc đối chiếu công nợ cũng giúp sớm hiện sai lệch để điều chỉnh sai lệch một cách kịp thời nhất.
- Số dư tiền gửi ngân hàng, các khoản vay nợ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng
Kế toán cần lưu ý đến việc gửi thư xác nhận hoặc đối chiếu qua sổ phụ (sao kê) ngân hàng để chắc chắn số dư tiền gửi ngân hàng, cũng như các khoản vay nợ, thấu chi với ngân hàng là chính xác. Đây là công việc quan trọng và là một trong những tài liệu có thể được cung cấp đến đơn vị kiểm toán độc lập, cơ quan thuế, …khi có kiểm tra, thanh tra.
3. Trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng
Thời điểm cuối năm cũng là thời điểm kế toán phải xem xét đến việc trích lập, cũng như hoàn nhập các khoản dự phòng như: dự phòng nợ phải thu khó đòi, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, …
Quy định pháp luật hướng dẫn:
- Trích lập dự phòng cho mục đích kế toán: tham khảo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp lớn hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN: thông tư số 48/2019/TT-BTC (Hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp).
Kế toán lưu ý đảm bảo có đầy đủ hồ sơ trích lập dự phòng theo hướng dẫn của Thông tư số 48/2019/TT-BTC để đảm bảo các chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.
* Lưu ý trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
+ Việc xác định hàng tồn kho hư hỏng, giảm giá trị nhằm để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng trích lập, xác định hàng tồn kho giảm giá trị làm cơ sở trích lập phải chi tiết rõ tài khoản, tên hàng tồn kho, mã hàng, … Doanh nghiệp nên chi tiết ngay trên biên bản, báo cáo kiểm kê và các tài liệu liên quan đến việc trích lập dự phòng.
+ Kế toán hạch toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632/Có TK 229
+ Hồ sơ trích lập dự phòng phải tuân thủ Thông tư số 48/2019/TT-BTC để đảm bảo các chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.
* Lưu ý trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Hạch toán kế toán trích lập: Nợ TK 642 và Có TK 229
Hồ sơ trích lập dự phòng phải tuân thủ Thông tư số 48/2019/TT-BTC để đảm bảo các chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.
4. Trích trước các khoản chi phí phải trả và các khoản lãi dự thu từ đầu tư tài chính
4.1 Trích trước các khoản chi phí phải trả
– Với các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa đầy đủ chứng từ, kế toán cần trích trước và ghi nhận vào chi phí tương ứng để đảm bảo việc ghi nhận chi phí là đúng kỳ và kịp thời.
– Điều 54 (hướng dẫn tài khoản 335- chi phí phải trả) của Thông tư số 200/2014/TT-BTC đưa ra hướng dẫn sau:
- Kế toán phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 để ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục
- Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
– Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, trong trường hợp này là: không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
– Kế toán cần rà soát lại tất cả các khoản chi phí phát sinh xung quanh thời điểm kết thúc năm tài chính, cũng như hồ sơ kèm theo để đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác chi phí theo thực tế phát sinh.
Ví dụ: chi phí điện nước của tháng 12/2023 nhưng đến tháng 1/2024 kế toán mới nhận được hóa đơn. Căn cứ vào số liệu thực tiễn các kỳ trước và ước tính của kế toán, vào ngày 31/12/2023 kế toán cần trích trước chi phí điện nước này để ghi nhận vào chi phí của năm 2023.
Bút toán tạm trích: Nợ TK 641/ 642/ 627
Có TK 335
– Lãi vay phải trả: Liên quan đến chi phí phải trả, doanh nghiệp cần lưu ý đến lãi vay phải trả (nếu có). Căn cứ tính toán là theo hợp đồng vay và các hồ sơ liên quan để xác định, việc trích trước chi phí lãi vay cũng nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
Ví dụ: Doanh nghiệp có khoản vay ngân hàng kỳ hạn 6 tháng, thời gian bắt đầu vay là từ 1/10/2023, tính ra khoản lãi cần thanh toán là 12 triệu đồng, lãi thanh toán sau khi đáo hạn nợ. Tuy nhiên, vào ngày 31/12/2023, kế toán cần tính trước phần lãi tương ứng phát sinh trong năm 2023 (3 tháng) là 6 triệu đồng và ghi nhận vào chi phí lãi vay tương ứng.
Bút toán: Nợ TK 635
Có TK 335.
Sang năm có chứng từ thì hạch toán: Nợ TK 335
Có TK 112
4.2 Hạch toán lãi dự thu nếu có khoản tiền gửi có kỳ hạn và các khoản lãi từ đầu tư khác
Với các khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng hoặc các khoản lãi từ đầu tư khác, kế toán cần xem xét ước tính phần lãi từ hoạt động này nhằm đưa vào doanh thu tài chính của doanh nghiệp.
Lưu ý đảm bảo nguyên tắc thận trọng khi hạch toán các khoản lãi từ tiền gửi và lãi từ các khoản đầu tư tài chính khác trên cơ sở nguyên tắc thận trọng: không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.
Do vậy cần có bằng chứng chắc chắn về khoản lãi thu được và hạn chế việc hạch toán một khoản lãi cao hơn thực tế thu về.
Bút toán hạch toán:
+ Nợ TK 1388
Có TK 515
+ Sang năm nhận lãi hạch toán lại:
Nợ TK 112
Có TK 138
+ Phần lãi thêm (nếu có) hạch toán:
Nợ TK 112
Có TK 515
5. Các công việc rà soát thuế
Thời điểm cuối năm cũng là thời điểm kế toán cần rà soát lại các công việc liên quan đến thuế trong năm để chuẩn bị tốt cho công tác lập báo cáo quyết toán theo quy định. Dưới đây là một số lưu ý mà kế toán cần chú ý thực hiện vào thời điểm cuối năm:
– Lưu ý về chính sách giảm thuế GTGT
Theo Nghị định số 44/2023/NĐ-CP (Quy định chính sách giảm thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết số 101/2023/QH15 ngày 24 tháng 6 năm 2023 của Quốc Hội), việc giảm thuế suất thuế GTGT (Từ 10% xuống 8%) có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2023 đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2023.
Tại thời điểm 31/12/2023 kế toán cần phải lưu ý cập nhật và theo dõi các quy định (thay thế) nếu có liên quan đến việc giảm thuế GTGT này để đảm bảo tuân thủ các chính sách pháp luật về thuế.
– Rà soát đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc của nhân viên
Kế toán cần lưu ý lưu trữ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh với người phụ thuộc như: con cái, bố đẻ, mẹ đẻ, bố chồng, mẹ chồng, anh chị em, … Với mỗi trường hợp hồ sơ cần lưu trữ là khác nhau. Kế toán cần đảm bảo thực hiện đúng theo hướng dẫn về hồ sơ tại các văn bản hướng dẫn của thuế.
Năm 2023: Kế toán lưu ý rằng hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (xin giảm trừ gia cảnh) đã có nhiều thay đổi theo Thông tư số 79/2022/TT-BTC. Thông tư này đã sửa đổi điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Chi tiết các yêu cầu về hồ sơ, tài liệu chứng minh, kế toán xem các hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 79/2022/TT-BTC.
Kế toán lưu ý trường hợp các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định thì được đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, bao gồm:
Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.
Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.
Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.
Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.
– Rà soát lại các khoản chi phí không được trừ trong năm:
Để tránh bị loại chi phí khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra thuế tại doanh nghiệp, có thể dẫn đến hậu quả là các khoản phạt thuế của doanh nghiệp, kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Nắm rõ, phân biệt quy định về kế toán và thuế về chi phí, đồng thời liên tục cập nhật kiến thức và thông tư thuế mới. Trong đó, 3 thông tư chính về thuế TNDN bao gồm:
+ Thông tư 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018
+ Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015
+ Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014
Chủ động tổng hợp số liệu chi phí không được trừ để đưa vào tờ khai thuế TNDN trước khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra thuế tại doanh nghiệp nhằm giảm tối thiểu số chi phí bị loại sau quyết toán thuế – việc này giúp tối thiểu hóa các khoản phạt thuế.
Kế toán cần lưu ý các quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành để thực hiện. Việc rà soát và lưu ý các công việc kế toán thuế cần thực hiện theo các quy định của Luật thuế, Nghị định và các thông tư thuế hướng dẫn kèm theo.
