1. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra
Căn cứ theo điều điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về cách lưu trữ hóa đơn như sau:
- Hóa đơn lưu trữ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
- Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp đảm bảo sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
-
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đẩm bảo các yêu cầu sau:
-
Trường hợp hóa đơn, chứng từ chưa lập: Lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
-
Trường hợp hóa đơn, chứng từ đã lập:
-
Trong các đơn vị kế toán: Lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
-
Trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán: Lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
-
-
2. Những cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra mới nhất
Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Để tránh tình trạng thất lạc email hóa đơn điện tử giữa muôn vàn các email thông tin khác. thì cách tốt nhất chính là kế toán nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty.
Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ
Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.
Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive
Cách lưu hóa đơn điện từ này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn. Các khoản chi phí chỉ tính cho lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một folder trên máy tính hoặc tạo folder trên google drive.
Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA
Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:
- Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được.
- Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán .
3. Lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
- Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.
- Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
- Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
